A Divisão de Comunicação Administrativa e Arquivo (DCAA), vinculada ao Departamento de Administração Geral (DAG), publica orientações que regulamentam o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal. A normativa segue o §4º do Art. 22 da Lei 9784/1999, acessável pelo no link: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9784.htm. 

De acordo com o DCAA, o objetivo da normativa é orientar a correta instrução de processos, promover a celeridade da tramitação e resguardar o direito dos interessados. 

Segue a norma: 

1. Cada setor para o qual o processo foi inicialmente distribuído deverá rubricar e numerar as folhas antes de encaminhá-lo ao próximo remetente. O Setor, Departamento, Unidade e Colégio que receber o processo sem a devida numeração e rubrica deverá devolvê-lo àquele(a) que o enviou, para que providencie a correta a instrução; 

2. A apensação ou anexação deverá ser feita tanto no processo principal quanto no SIG@. Os despachos de apensação ou anexação deverão conter data e assinatura do(a) responsável pela apensação ou anexação; 

3. É necessário evitar a duplicidade de tramitação de processo com o mesmo objeto e o mesmo interessado. Caso isso ocorra, o primeiro processo aberto é o que deverá tramitar, desconsiderando-se o(s) mais recente(s);

4. Aqueles(as) que derem causa a atrasos injustificados serão responsabilizados(as) pelos prejuízos que causarem aos direitos dos interessados.